TUGAS SIM
SIM adalah suatu sistem formal tentang golongan, dan penyebaran informasikepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. Dalam informasi yang terdapat pada suatu organisasi, bisa diolah untuk sebagai dasar pengambilan keputusan. Informasi yang masuk didalam organisasi di olah menggunakan Sistem Informasi Manajemen supaya informasi bisa terjaga dan terhindar dari kejahatan yang bisa menghilangkan atau mengubah informasi. Pengertian Informasi menurut Richardus Eko Indrajit dalam bukunya yang berjudulPengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi Dan Teknologi Informasi
“Definisi kata ‘informasi’ sendiri secara internasional telah di sepakati sebagai ‘hasil dari pengolahan data’ yang secara prinsip memiliki nilai atauvalue yang lebih dibandingkan dengan data mentah.”(Indrajit, Richardus Eko.2000:2)
Manajemen membutuhkan informasi sebagai dasar pengambilan keputusan mereka. Sistem informasi mempunyai peranan yang penting dalam menyediakan informasi untuk manajemen setiap tingkatan. Tiap-tiap kegiatan dan keputusan manajemen yang berbeda membutuhkan informasi yang berbeda. Oleh kana itu untk dpt menyediakan informasi yang relevan dan berguna bagi manajemen, maka pengembang system informasi harus memahami terlebih dahulu kegiatan yang dilakukan oleh manajemen dan tipe keputusannya.
“Pada tingkat yang berbeda-beda para manajer dalam suatu organisasi berperan selaku pengambilan keputusan , baik yang sifatnya strategis, fungsional dan teknis operasional.” ( Sondang P. Siagan, 2001: 31)
Dari pernyataan di atas, dapat kita dapat menyimpulkan bahwa informasi sebagai dasar pengambilan keputusan dalam menejemen organisasi namun tiap manajer mempunyai data yang berbeda untuk mengambil keputusan yang berbeda.
2. Keamanan dan pengendalian sistem informasi
Dalam SIM (Sistem Informasi Manajemen) ,data yang penting harus di amankan supaya tidak hilang, rusak, di curi atau diganti datanya oleh orang lain. Di era globalisasi sekarang ini banyak data SIM yang sudah di alih fungsikan yang dulunya data masih dalam bentuk konvensional ke bentuk elektronik. Hal tersebut di pengaruhi semakin pesatnya kemajuan teknologi sekarang ini. Yang dulunya di simpan di map, kemudian di simpan di disket yang daya simpannya kecil ,sekarang sudah disimpan di CD-Rom yang daya simpannya lebih besar dari pada disket. Walaupun banyak kelebihannya pada data elektronik namum dalam segi keamanan , data elektronik lebih rentan terhadap hal-hal yang menyebabkan data itu rusak, hilang atau berubah.
Pada dunia elektronik (maya) yang mengambil atau merusak data disebut Cyber Crime. Kejahatan di dunia elektronik yaitu
a. Hacker
Hacker adalah sebutan untuk orang atau sekelompok orang yang memberikan sumbangan bermanfaat untuk dunia jaringan dan sistem operasi, membuat program bantuan untuk dunia jaringan dan komputer.Hacker juga bisa di kategorikan perkerjaan yang dilakukan untuk mencari kelemahan suatu system dan memberikan ide atau pendapat yang bisa memperbaiki kelemahan system yang ditemukannya.
Hacker adalah sebutan untuk orang atau sekelompok orang yang memberikan sumbangan bermanfaat untuk dunia jaringan dan sistem operasi, membuat program bantuan untuk dunia jaringan dan komputer.Hacker juga bisa di kategorikan perkerjaan yang dilakukan untuk mencari kelemahan suatu system dan memberikan ide atau pendapat yang bisa memperbaiki kelemahan system yang ditemukannya.
b. Cracker
Sedangkan cracker adalah sebutan untuk orang yang mencari kelemahan system dan memasukinya untuk kepentingan pribadi dan mencari keuntungan dari system yang di masuki seperti: pencurian data, penghapusan, dan banyak yang lainnya.
Sedangkan cracker adalah sebutan untuk orang yang mencari kelemahan system dan memasukinya untuk kepentingan pribadi dan mencari keuntungan dari system yang di masuki seperti: pencurian data, penghapusan, dan banyak yang lainnya.
Disamping itu data elektronis pada saat pengoperasiaanya banyak program-program yang bersifat perusak yaitu
a. Program Bug (Penghambat kinerja komputer)
b. Torjan Horse ( Program yang merusak Program lainnya)
c. Chameleon ( Program yang melakukan sebotase ke suatu sistem)
d. Logic Boms ( Program yang meledak dan merusak sistem pada kondisi tertentu)
e. Worm ( Program yang memperbanyak diri sendiri sehingga file penyimpanan penuh)
f. Virus (Program yang mengurangi tempat media penyimpanan akibat program terus memperbanyak diri). Jenis virus ada 4 macam yaitu :
1) Virus Boot Sector
2) Virus File
3) Virus System
4) Virus Hybrid
Dari penyataan diatas, keamanan data elektronis lebih rentan terhadap faktor-faktor yang bisa mengganggu data tersebut. “Tenyata produk lama tidak kalah bagusnya dari pada produk baru.” Perkataan itu maksudnya, data yang di simpan pada microfilm lebih baik keamanannya dari pada di simpan di penyimpanan data di internet. Microfilm tidak bisa di ubah-ubah lagi datanya ( paten) sedangkan data elektronik bisa di ubah-ubah (rentan di ubah).
Pengendalian komunikasi biasanya berfokus pada sistem jaringan. Tipe utama risiko-risikonya biasanya berhubungan dengan hal-hal berikut:
a. Ancaman subversif dari pengambilan pesan-pesan, penyerangan (hacking ) komputer,dan penolakan pelayanan (denial-of-service);
b. Kegagalan peralatan yang mengganggu, merusak, atau mengkorupsi transmisi data.Untuk mengatasi permasalahan komunikasi, maka prosudur-prosedur pengendaliankomunikasi adalah sebagai berikut:
a) Penggunaan suatu firewall yang menghubungkan koneksi eksternal kepada gateway atauproxy server. Firewall mencegah akses langsung ke suatu sistem komputer, kecuali akses oleh pengguna yang sah dan mempunyai kewenangan akses yang telah ditentukan.Firewall juga bisa digunakan untuk membedakan suatu bagian jaringan internal (LAN dari bagian lainnya. Suatu keamanan tingkat tinggi dapat jugdiberikan oleh firewall guna pembatasan koneksi langsung ke internet;
b) Penggunaan password sekali-pakai (one-time) yang dihasilkan oleh alat khusus(smart card ) yang memberi pengguna suatu password baru setiap satu atau dua menit. Seseorang yang mencoba mengambil password akan tidak dapat menggunakannya karena password tersebut kadaluarsa begitu digunakan;
c) Penggunaan perangkat lunak keamanan untuk mencegah serangan penolakan-pelayanan;
d) Penggunaan enkripsi data untuk mencegah akses ke data oleh pihak-pihak yang tidak berwenang;
e) Enkripsi merupakan konversi data ke suatu bentuk kode. Konversi dibuat oleh suatuprogram enkripsi yang menghasilkan suatu password yang merupakan kunci enkripsiyangpenggunaan nomor-nomor urutan pesan untuk menjamin bahwa seluruh pesan yang dikirim telah diterima sehingga penyusup tidak dapat terlibat dalam suatutransmisi melalui penghapusan atau pengubahan bagian-bagian transmisi;
f) Penggunaan suatu registrasi transaksi pesan untuk mencatat identitas (ID), lokasi, dannomor telepon sehingga penyusup dapat diidentifikasikan;
g) Penggunaan alat pemanggilan kembali (call-back ) yang mempersyaratkan seorangpengguna untuk memasukkan suatu password yang dapat diidentifikasikan pada saat koneksi. Begitu diidentifikasikan, pemanggil diputuskan dan dipanggil kembali oleh sistem berdasarkan alamat yang berhubungan dengan password tersebut;
h) Penggunaan pengecekan gema (echo check )untuk mencegah data dikorupsi oleh desisan (noise) selama transmisi. Suatu gema melakukan pengecekan dengan cara penerima mengembalikan pesan kembali ke pengirim agar pengirim membandingkannya dengan pesan asal yang dikirimkannya;
i) Penggunaan parity bits yang mengecek “nomor-nomor 1” dalam suatu byte dan/atau suatu pesan pada saat dikirim. Nomor-nomor ini dibandingkan dengan “nomor-nomor 1” yang diterima untuk meyakinkan keduanya sama;
j) Penggunaan sistem backup untuk jaringan yang dapat memulihkan fungsi-fungsijaringan dan transmisi data jika server jaringan rusak.
3. Hubungan antara etika dengan pemanfaatan sistem informasi
Etika secara umum didefinisikan sebagai suatu kepercayaan atau pemikiran yang mengisi suatu individu, yang keberadaannya bisa dipertanggungjawabkan terhadap masyarakatatas prilaku yang diperbuat. Biasanya pengertian etika akan berkaitan dengan masalah moral. Moral adalah tradisi kepercayaan mengenai prilaku benar dan salah yang diakui oleh manusia secara universal. Perbedaannya bahwa etika akan menjadi berbeda dari masyarakat satu dengan masyarakat yang lain. Dalam pemanfaatan Sistem Informasi sebaiknya harus dilandasi dengan etika yang baik. Karena jika tidak dilandasi maka pemanfaatan Sistem informasi akan di salah gunakan.
Dua aktivitas utama Etika Komputer (James H. Moore)
1. waspada, dan
2. sadar.
Maksudnya, jika kita menggunakan sisetem informasi, kita harus waspada terhadap tidak kejahatan yang bisa mencuri dan merusak informasi dan dengan sadar mengoperasikan supaya tidak menjadi pelaku tindak kejahatan.
Dalam Sistem Informasi Manajemen sebaiknya menaati prilaku professional , Perilaku-perilaku profesional SIM yaitu
• Memanfaatkan kesempatan untuk berperilaku tidak etis;
• Etika yang membuahkan hasil;
• Perusahaan dan manajer memiliki tanggung jawab sosial;
• Manajer mendukung keyakinan etika mereka dengan tindakan.
TUGAS ADMIN
) DPRD itu pejabat negara atau pegawai negara?
Pejabat Negara
Dasarnya :
1. Undang-Undang Dasar 1945 BAB VI pasal 18 ayat 3 tentang Pemerintahan Daerah yang berbunyi “ Pemerintah daerah provinsi, daerah kabupaten dan kota memilih Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang anggota-anggotanya dipilih melalui pemilihan umum ”.
2. Undang-Undang Dasar 1945 BAB VIIB pasal 22E ayat 3 tentang Pemilihan Umum yang berbunyi “ Peserta pemilihan umum untuk memilih anggota Dewan Perwakilan Rakyat dan anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah adalah partai politik ”.
2) Panglima TNI dan Kapolri jabatan Karir atau politik?
Pejabat Karir
Dasarnya untuk Kapolri :
UNDANG-UNDANG TENTANG KEPOLISIAN NEGARA REPUBLIK INDONESIA BAB I Tentang KETENTUAN UMUM Pasal 1 ayat 2 dan 3 yang berbunyi “ (2). Anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia adalah pegawai negeri pada
Kepolisian Negara Republik Indonesia. (3.) Pejabat Kepolisian Negara Republik Indonesia adalah anggota Kepolisian Negara Republik Indonesia yang berdasarkan undang-undang memiliki wewenang umum Kepolisian.
Dasarnya untuk Panglima TNI :
UNDANG-UNDANG TENTANG TENTARA NASIONAL INDONESIBAB V Tentang POSTUR DAN ORGANISASI Bagian Kedua Organisasi Pasal 13 Ayat 3 dan 4 yang berbunyi “ (3) Pengangkatan dan pemberhentian Panglima dilakukan berdasarkan kepentingan organisasi TNI. (4) Jabatan Panglima sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dapat dijabat secara bergantian oleh Perwira Tinggi aktif dari tiap-tiap Angkatan yang sedang atau pernah menjabat sebagai Kepala Staf Angkatan.
3) Sistem penilaian PNS disebut apa?
DP-3 ( Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan )
Yang dinilai :
Yang dinilai :
1. Tingkat Kesetiaan
2. Prestasi Kerja
3. Tanggung Jawab
4. Ketaatan
5. Kejujuran
6. Kerjasama
7. Prakarsa
8. Dan Kepemimpinan
SILKUS HIDUP ARSIP (LIFE CYCLE OF RECORDS
Siklus hidup Arsip merupakan konsep penting dalam Records Management. Ini adalah cara melihat bagaimana arsip diciptakan dan digunakan. Sebuah siklus kehidupan adalah kumpulan dari beberapa fase daur hipup sebelum disusutkan/ dimusnahkan. Lamanya siklus hidup bervariasi. Sebagai contoh, sebuah siklus hidup dapat sesingkat nol (0) hari, atau siklus hidup tidak boleh memiliki akhir yang ditetapkan. Masing-masing tahap siklus kehidupan berlangsung selama jangka waktu tertentu dan menunjukkan suatu kegiatan pengelolaan catatan khusus bahwa administrator arsip kinerja di awal atau di akhir fase. Bersama-sama, meliputi tahapan durasi siklus hidup.
Setelah arsip dibuat, itu harus diajukan sesuai dengan yang ditetapkan, skema logis ke dalam repositori yang dikelola di mana akan tersedia untuk pengambilan keptusan atau kebijakan oleh pengguna yang berwenang. Ketika informasi yang terdapat dalam arsip tidak lagi memiliki nilai langsung, catatan data yang akan dihapus dari aksesibilitas aktif. Tergantung pada sifat dari arsip tersebut, dengan demikian hasil akhir dari suatu arsip adalah baik dipertahankan, ditransfer, diarsipkan atau dihancurkan.
Memahami konsep "Record"
Arsip (atau Records) terdiri dari informasi yang dibuat, diterima dan dipelihara sebagai bukti kegiatan. The International Council on Archives (ICA) mendefinisikan records sebagai “recorded information produced or received in the initiation, conduct or completion of an institutional or individual activity and that comprises content, context and structure sufficient to provide evidence of the activity. While the definition of a record is often identified strongly with a document, a record can be either a tangible object or digital information which has value to an organization”
Sedangkan menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang dimaksud dengan arsip seperti yang dijabarkan dalam pasal 1 ayat 2 undang-undang tersebut adalah Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip sering kali terdiri dari dokumen, tetapi mereka juga dapat berisi bentuk konten lainnya, seperti foto, cetak biru, peta, file audio atau bahkan halaman Web. Akte kelahiran, foto medis sinar-x, dokumen office, database, data aplikasi dan e-mail yang merupakan contoh arsip.
Gagasan arsip disertai dengan lebih banyak makna daripada sebuah dokumen: dokumen hanyalah rekaman sebuah sarana informasi, sedangkan pengertian tentang records (arsip) meliputi peran memainkan dokumen yang mendasari dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu, hubungan peserta dalam masyarakat harus terekam, dan hubungan antara records dengan records lain.
Siklus atau daur hidup arsip didasarkan pada gagasan bahwa arsip menjadi kurang penting seiring berjalannya waktu. 90% dari penggunaan arsip berlangsung selama 90 hari pertama setelah diciptakan. Secara teori siklus hidup arsip ada beberapa tahap dan saya akan mengambil konsep daur hidup arsip dari beberapa ahli dalam bidang masalah kearsipan, yang memiliki konsep daur hidup arsip. Daur hidup arsip dengan kata lain juga punya kehidupan yang sama dengan organisme biologis, beberapa ahli kearsipan tersebut saya utarakan diantaranya adalah:
Phase Siklus Hidup Arsip
Menurut Suzan Z. Diamond, arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu : (1). first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium, (2). Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access, (3). The third period on the cycle is inactive, when the records in storage, (4). The final stage in the cycle is destruction.
Milburn D. Smith III, menurutnya daur hidup arsip juga ada empat dengan penjelasan sebagai berikut: (1). The first phases of records life cycle is generation or creation. In the phase, document are produced in the form of letters, report forms, or statistics. They are stored on a variety of media, either electronic, papers, voice/ video, or microfilm, (2). Second phase active use, then it is received or produced by the department that will use it, it has to be classified and filed to ensure easy access, (3). The third phase is semi active or archival use, (4). The final phase is destruction.
Berbeda dengan dua ahli diatas, Minna M. Johnson dan Norman F. Kallaus, membagi kedalam tujuh phase yaitu: (1). Creatin, (2). Classification, (3). Storage, (4). Retrieval, (5). Purging or Retention, (6). Transfer, (7). Archival Storage or Disposition.
Michael Roper justru membaginya hanya kedalam tiga phase yaitu: (1). Creation, (2). Use and maintenance, (3). Disposal.
Mengapa Siklus Hidup Arsip Penting Untuk Manajamen Kearsipan?
Records manajemen adalah sebuah cabang khusus dari pengelolaan dokumen yang berhubungan dengan informasi yang melayani sebagai bukti dari sebuah organisasi kegiatan bisnis. Records manajemen mencakup seperangkat praktek-praktek yang diakui berkaitan dengan siklus hidup informasi, seperti mengidentifikasi, mengklasifikasi, pengarsipan, melestarikan dan menghancurkan catatan. ISO 15489: 2001 standard mendefinisikan sebagai "bidang manajemen yang bertanggung jawab atas kontrol yang efisien dan sistematis dari penciptaan, penerimaan, pemeliharaan, penggunaan, dan disposisi catatan, termasuk proses untuk menangkap dan mempertahankan bukti dan informasi tentang kegiatan usaha dan transaksi dalam bentuk recods. "
Dictionary of Archival Terminology, Records Management diartikan sebagai berikut “that area of general administrative management concerned with achieving economy and efficiency in the creation, maintenance, use and disposal of record(s)”.
Aplikasi kontrol yang sistematis dan ilmiah untuk penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, penyimpanan, pencarian, disposisi, dan pelestarian direkam segala bentuk informasi yang dihasilkan oleh sebuah organisasi dalam menjalankan operasinya.
Sistem merupakan totalitas komponen yang terdiri dari sub komponen – sub komponen yang saling berkaitan dan saling menentukan sehingga membentuk kebulatan yang terpadu (FX. Soedjadi, O & M Penunjang Berhasilnya Proses Manajemen, 1988, hal 84). Jadi, sebagai system, kearsipan itu merupakan suatu totalitas didalamnya terdapat tata kerja dan prosedur kerja yang sifatnya tertentu dalam totalitas pola. System kearsipan dalam totalitas pola itu disebut sebagai Records Management atau Manajemen Kearsipan.
Siklus hidup merupakan titik awal untuk pembuatan sebuah program pengelolaan arsip. Tanpa hal itu, program pengelolaan arsip (records) tidak akan dikelola atau tidak akan berjalan dengan baik. Tools, sistim, dan prosedur yang dikembangkan untuk mengelola setiap fase siklus kehidupan. Sebagai contoh, file rencana dan sistem pelacakan membantu mengelola arsip aktif dan semi-aktif. Sebuah jadwal retensi adalah alat yang mengatur pergerakan catatan dari satu fase ke yang berikutnya.
Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat diartikan sebagai suatu alat yang mendukung para pengambil keputusan dalam melaksanakan fungsi-fungsi manajemen( perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian), sedemikian rupa sehingga tercapai suatu keputusan yang didasarkan kepada pendekatan sistem.
Laudon, mendefinisikan Sistem Informasi sebagai berikut: Information System: Interrelated components that collect, process, store, and disseminate information to support decision making, control, analysis, and visualization in an organization. Gordon B. Davis, mendefinisikan Sistem Informasi Manajemen sebagai berikut: Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem manusia, mesin yang terintegrasi dalam menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan-kegiatan operasi, manajemen dan pengambilan keputusan suatu organisasi.
Jadi dapat diartikan, SIM adalah interelasi atau interaksi komponen komponen atau subsistem subsistem yang saling berhubungan dan terintegrasi dimana diperlukan suatu pengambilan (collect), proses (process), penyimpanan (store) dan diseminasi (diseminatin) informasi untuk mendukung pengambilan keputusan (decision making) serta pengawasan (control) dari organisasi. Sistem Informasi manajemen juga dapat menggambarkan visualisasi dari organisasi.
Ada tiga aktifitas dalam SIM dalam memproduksi kebutuhan informasi suatu organisasi, yaitu masukan (input), proses (processing) dan keluaran (output). Sistem Informasi juga diperlukan umpan balik (feed back), dimana keluaran yang dikembalikan untuk membantu mereka dalam mengevaluasi atau mengkoreksi fase masukan. Saat ini banyak pimpinan yang menyadari bagaimana informasi dapat menunjang kompetisi di lingkungan usaha terutama dalam menghadapi era globalisasi yang tergantung bagaimana kemampuan mereka dalam menjalankan organisasi secara global. Hari ini, sistem informasi menyediakan komunikasi dan kekuatan analisa yang diperlukan suatu organisasi untuk penyelenggaraan perdagangan (trading) dan pengelolaan aktifitas atau usaha dalam sekala global.
Secara umum komponen Sistem Informasi Manajemen terdiri dari: Perangkat Keras (hardware), Piranti Lunak (software), jaringan (networking), Data, Sumber Daya Manusia (Brainware), Prosedur (Procedure).
Pembahasan lanjut apa dan bagaimana komponen SIM tersebut terintegrasi satu sama lain dan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat terpisahkan.
TATA SURAT DINAS DILEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
Tata Surat
Adalah pengaturan ketatalaksanaan penyelenggaraan surat-menyurat dinas yang dilaksanakan oleh instansi pemerintah dalam rangka pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pembangunan.
Tata Surat dinas yang baik akan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan instalasi pemerintah.
Adalah naskah dinas yang dibuat oleh pejabat/pegawai dalam melaksanakan tugas jabatannya guna menyampaikan informasi kedinasan berupa , pemberitahuan, pernyataan, permintaan kepada pihak lain diluar instansi/ organisasi yang bersangkutan.
Nota Dinas
Adalah bentuk surat
Nota Dinas dibuat oleh dan untuk para pejabat dalam suatu lingkungan instansi/ satuan sesuai lingkup tugas, wewenang dan tanggungjawabnya.
Memorandum
Adalah bentuk surat
Memorandum dibuat oleh/dan untuk para pejabat/pegawai dalam lingkungan instansi/ satuan unit organisasi dengan lingkup tugas, wewenang, dan tanggungjawabnya.
Adalah surat
Kewenangan untuk mengundang pejabat di luar lingkungan organisasi dilimpahkan pada eselon I atau pejabat lain yang ditunjuk, sedangkan kewenanganj untuk mengundang pejabat dilingkuangan internal organisasi ada pada pimpinan unit organisasi yang mengundang dan dapat dilimpahkan kepada pejabat ketatausahaan masing – masing unit organisasi.
PENGERTIAN arsip vital sebagaimana yang tercantum dalam Undang - Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan mengatakan bahwa Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.
Bagi Perusahaan
Bagi perusahaan, kesadaran akan timbulnya resiko yang berupa kerugian atau hilangnya kesempatan memperoleh profit oleh suatu perusahaan gara-gara arsip perusahaan akan dapat dihindarkan jika pihak perusahaan menyadarinya.
Kesadaran akan pentingnya arsip vital akan memudahkan penyusunan program arsip vital perusahaan. Karena mengetahui pentingnya, arsip ini disebut sebagai arsip dinamis kelas I. Salah satu aspek yang penting dalam penyusunan program arsip vital perusahaan adalah mengenal jenis-jenis arsip vital. Pandangan para ahli dibawah ini adalah sangat penting untuk mengenal jenis dokumen perusahaan.
Ira A. Penn, memberi contoh Beberapa arsip yang dianggap vital yaitu : accounting records (nominal ledger, accounts receiveable, evidence of asset and liabilities), payroll dan personal records, contract dan agreement, deeds dan mortgages, patent dan trademarks, corporate dan shareholder’s records, engineering drawings, research dan develovment records.
Kennedy, menyebutkan Beberapa arsip yang berpotensial menjadi arsip vital perusahaan adalah : kebijakan dan jadwal asuransi, dokumen kebijakan internal, gambar dan catatan produk, laporan tahunan, sertifikat perusahaan, arsip personal, segel perusahaan, kontrak, perjanjian bantuan pinjaman, sekuritas, laporan teknik, konsumen dan daftar debitor, notulen rapat, catatan laboratorium, skala pembayaran, laporan saldo bank, hak copy rights, surat akte notaries, program system computer, dokumen hukum, pajak, leases, inventarisasi control arsip.
Betty R. Ricks, sendiri memberi contoh arsip vital yaitu : piutang dagang, saham, hak cipta, paten, obligasi, dokumen pajak, daftar pemegang saham, kontak, laporan rapat direksi (minutes of boarding meeting), perjanjian sewa menyewa (leases).
Sedangkan Derek Charman, mencontohkan jenis-jenis arip vital sebagai berikut, yaitu : piutang dagang, pinjaman dan transaksi keuangan lainnya (loans and others financial transactions), major contracts and agrrements, buku besar (general ledgers), catatan dan bukti pembayaran lainnya (register and other records proving payments), payroll and pensions. Arsip Produksi Pabrik yaitu : spesifikasi produksi, gambar teknik, inventaris bangunan, riset, stocks, shares, loans cheque, polis asuransi dll.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1) Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
2) Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3) Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4) Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5) Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6) Sebagai alat pengingat
7) Sebagai alat penyimpanan warkat
8) Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9) Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10) Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
- Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
- Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
• Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
KEARSIPAN SISTEM MASALAH
Daftar Klasifikasi
 |
Dari 5 sistem kearsipan yang kita kenal
pada materi ini akan dibahas bagaimana mempraktekkan kearsipan sistem Masalah.
Kearsipan Sistem Masalah adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip berdasarkan masalah/ pokok isi surat.
Dalam hal ini surat-surat disimpan berdasarkan perihal surat, misalnya surat ijin pegawai disimpan dalam kelompok surat ijin, surat tentang keuangan disimpan di kelompok keuangan, dan sebagainya.
|
Daftar klasifikasi dalam kearsipan merupakan suatu pedoman untuk pemberian kode arsip sekaligus merupakan pedoman penyimpanan dan penemuan kembali arsip.
Khusus dalam kearsipan sistem masalah daftar klasifikasi dibuat lebih dahulu dan ditetapkan oleh organisasi untuk dijadikan sebagai pedoman. Untuk organisasi yang kecil biasanya klasifikasinya hanya berdasarkan masalah utama, untuk organisasi tingkat menengah klasifikasi berdasarkan masalah utama dan sub masalah, sedangkan untuk organisasi yang besar klasifikasi dibuat berdasarkan masalah utama, sub masalah dan sub-sub masalah.
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:
Berikut contoh untuk ketiga klasifikasi tersebut:
No
|
Masalah/subjek
|
Kode
|
1.
|
Hubungan Masyarakat
|
HM
|
2.
|
Kepegawaian
|
KP
|
3.
|
Keuangan
|
KU
|
4.
|
Perlengkapan
|
LK
|
HM, KP, KU, LK, ….dst dapat digunakan sebagai kode Odner/Folder.
Masalah Utama
|
Sub Masalah
|
|
A.1. Gaji
A.2. Pajak A.3. Kredit
B.1. Pengadaan
B.2. Pengangkatan B.3. Cuti |
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3. dapat digunakan sebagai kode Guide.
A (Keuangan), B (Kepegawaian). C ........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. A.3, dan B.1, B.2, B.3. dapat digunakan sebagai kode Guide.
Contoh daftar klasifikasi
Masalah
Lajur Utama |
Sub Masalah
Lajur pembantu |
Sub-sub Masalah
Lajur Kelompok Kecil |
A. Keuangan
B. Kepegawaian |
|
|
A (Keuangan), B........dst dapat digunakan sebagai kode Laci, sedangkan A.1. A.2. dapat digunakan sebagai kode Guide, A.1.1, A.1.2, A.1.3, A.2.1, A.2.2, A.2.3 .... dst dapat digunakan sebagai kode folder.
Blog for everything and everyone!
Jenis-Jenis Peralatan Kantor
Peralatan kearsipan adalah alat atau sarana yang digunakan dalam bidang kearsipan. Peralatan ini pada umumnya tahan lama (dapat digunakan bertahum-tahun) karena dibuat dengan bahan-bahan yang kuat seperti logam, kayu, aluminium, besi, plastik, dan sebagainya.Fungsi peralatan kearsipan antara lain: sebagai sarana penyimpanan arsip, sebagai alat bantu untuk mempercepat, meringankan, dan mempermudah pekerjaan di bidang kearsipan, serta sebagai alat pelindung arsip dari bahaya kerusakan sehingga arsip tahan lama.
Sebelum mempertimbangkan secara rinci berbagai macam tentang peralatan dan perlengkapan kearsipan, ada 3 istilah penting yang berkaitan dengan penyimpanan arsip, yaitu sebagai berikut.
1. Pengarsipan horizontal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara mendatar (horizontal), dimana arsip atau dokumen saling bertumpuk pada rak atau laci yang tidak terlalu dalam.
2. Pengarsipan vertikal, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara tegak lurus (vertikal) di mana arsip disusun berderet kebelakang.
3. Pengarsipan lateral, yaitu penempatan atau penyimpanan arsip/dokumen/map dilakukan secara berdiri (lateral) di mana arsip disusun berderet menyamping.
Pekerjaan mengarsip merupakan bagian dari pekerjaan yang ada dalam bidang administrasi/ketatausahaan, sehingga peralatan yang digunakan di bidang kearasipan juga sebagian besar sama dengan yang digunakan dalam bidang ketatausahaan. Dalam hal ini adalah peralatan yang pada umumnya digunakan untuk kegiatan penyimpanan surat atau berkas-berkas (arsip).
Macam-macam peralatan kearsipan antara lain sebagai berikut.
1. Filing Cabinet
Filing cabinet, yaitu lemari arsip yang terdiri dari beberapa laci, antara 1-6 laci; tetapi yang paling banyak digunakan adalah 4 dan 5 laci. Setiap laci dapat menampung kurang lebih 5.000 lembar arsip ukuran surat yang disusun berdiri tegak lurus (vertikal) berdderet ke belakang. Filing cabinet berguna untuk menyimpan arsip atau berkas yang masih bersifat aktif.Sebelum arsip disimpan ke laci, terlebih dahulu arsip-arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder atau folder gantung (hanging folder).Penyimpanan arsip dalam laci sebaiknya tidak ketat padat, di samping membuat pekerjaan pencarian menjadi sulit, juga dapat merusak arsip yang ada di dalamnya. Dengan demikian, sebaiknya arsip yang disimpan tidak lebih dari 4.000 surat, dengan folder sekitar 40-50 folder danguide 20-40 lembar.
Dalm laci filing cabinet dilengkapi dengan sepasang gawang yang dipasang di kiri dan kanan bagian atas memanjang ke belakang sepanjang lacinya. Gawang tersebut digunakan untuk menyangkutkan hanging folder. Filing cabinet dapat terbuat dari plastik atau logam, karena lebih kuat.
Read the rest of this entry »
33 KOMENTAR »
Peralatan Kearsipan
Salam jumpa lagi dalam tulisan tentang arsip. Dalam kesempatan ini saya akan postingkan beberapa contoh peralatan kearsipan. Berikut penjelasan secara teori dan gambarnya:
1. FILING CABINET Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drawer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi
Read the rest of this entry »
lateral filing cabinet
filing cabinet
Read the rest of this entry »
Kearsipan Sistem Agenda
KEARSIPAN SISTEM AGENDA
(MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)
A. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima oleh
suatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.
Read the rest of this entry »
(MENANGANI SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR)
A. Prosedur Penanganan Surat Masuk
Yang dimaksud dengan surat masuk adalah surat-surat yang diterima olehsuatu organisasi baik dari organisasi lain maupun dari perorangan. Prosedur penanganan surat masuk pada suatu organisasi secara umum akan meliputi aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1. Penerimaan Surat
Semua surat yang masuk diterima dan dikumpulkan pada suatu bagian atau
petugas tertentu. Kemudian diteliti alamatnya satu persatu apakah alamatnya benar atau tidak. Maksudnya apakah semua surat-surat yang masuk itu benar-benar untuk organisasi yang bersangkutan.
Untuk surat-surat yang salah alamat dipisahkan untuk dikembalikan kepada pihak pengirim. Apabila pengirimannya melalui pos dapat dikembalikan dengan cara mengembalikan pada kantor pos dan giro dengan diberi catatan “SALAH ALAMAT”. Demikian pula apabila pengirimannya melalui biro-biro jasa yang lain.
Untuk surat-surat yang benar pada organisasi yang bersangkutan, pada amplopnya atau pada suratnya diberi cap tanggal penerimaan. Misalnya surat yang diterima tanggal pada tanggal 21 Agustus 2008, diberi cap tanggal sesuai tanggal tersebut.
Read the rest of this entry »
Prosedur Penanganan Surat Keluar
Prosedur Penanganan Surat Keluar Dalam menangani surat keluar akan terdiri dari aktivitas-aktivitas sebagai berikut:1. Pembuatan konsep
Kegiatan yang pertama dalam menangani surat keluar adalah pembuatan konsep.Ada beberapa hal yang dapat membantu membuat konsep surat dengan baik, yaitu
a. Penetapan tujuan. Maksudnya adalah sebelum pembuatan konsep-konsep surat dimulai, harus diketahui terlebih dahulu tujuan pembuatan surat tersebut. Seperti untuk membalas surat pesanan. Dengan mengetahui tujuan ini akan dapat diketahui isi dan macam surat yang akan dibuat.
b. Menyediakan informasi pelengkap yang diperlukan. Dengan mengetahui isi dan macam surat yang akan dibuat, dapat dipersiapkan informasi pendukung yang diperlukan untuk surat yang akan dibuat dapat dipersiapkan terlebih dahulu.Hal ini sudah barang tentu akan mempermudah dalam proses penyusunan konsep surat. Read the rest of this entry »
Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:
- Filing Cabinet
- Guide
- Map/folder
- Kotak Sortir
- Kartu Indeks
- Buku Arsip
Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.
Keterangan Jenis perlengkapan:
Keterangan Jenis perlengkapan:
- Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)
Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan. - Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun. - Map (folder)
Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366). - Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip)
Disiapkan sesuai kebutuhan. - Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip)
Disiapkan bila diperlukan. - Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan)
Disiapkan sesuai kebutuhan.
Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:
- Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
- Kode laci diambil dari tahun
- Kode guide diambil dari bulan
- Kode folder diambil dari tanggal
- Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
- Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
- Kode guide diambil dari bulan
- Kode folder diambil dari tanggal
Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan - Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
failing system abjad
Sistem filing abjad adalah sistem penerimaan, penyusunan, penyimpanan, penggunaan, pemeliharaan, dan penemuan kembali surat/warkat dengan mengunakan petunjuk abjad. Surat/warkat yang akan disimpan dikelola berdasarkan nama orang atau nama organisasi yang disimpan abjad. Huruf abjad yang digunakan adalah huruf pertama dari nama orang atau nama
organisasi. Nama orang dan nama perusahaan yang akan digunakan sebagai kode penyimpanan ini diindeks dan diurutkan sesuai dengan urutan abjad, seperti yang digunakan dalam kamus. Sistem ini cocok digunakan oleh organisasi yang masalahnya belum kompleks atau masih sederhana. Filing sistem abjad pada umumnya dipilih sebagai filing sistem arsip karena:
1) dokumen/arsip cenderung dicari atau diminta melalui nama.
2) petugas menginginkan agar dokumen/arsip dari nama yang sama akan
berkelompok di bawah satu nama.
3) unit kerja hanya menerima dan menyimpan dokumen/arsip yang
berhubungan dengan fungsi/tugas masing-masing, sehingga susunan nama
lebih membantu.
4) Sistem nama mudah diingat.
Filing sistem abjad adalah sistem penyimpanan yang sederhana dan mudah dalam menemukan kembali dokumen. Dalam mencari dokumen, petugas dapat langsung ke file (tempat) penyimpanan dokumen dan melihat huruf abjad dari nama yang dicari. Oleh karena itu, filing sistem abjad disebut system langsung (direct filing system ). Yang dimaksud sistem langsung adalah system langsung menuju ke file penyimpanan dalam usahanya mencari dokumen tanpa alat bantu termasuk alat bantu indeks.
Filing sistem abjad dapat pula dipakai oleh sistem penyimpanan arsip lain. Meskipun sistem penyimpanan utama didasarkan atas nama wilayah, untuk memperkuat penemuan arsip yang memuat wilayah tertentu, arsip harus disusun menurut urutan abjad. Jadi, di samping dapat dipakai sebagai system penyimpanan utama, filing sistem abjad dapat pula digunakan sebagai system penyimpanan lanjutan.
Apabila filing sis tem abjad yang dipilih sebagai sistem penyimpanan, nama merupakan ciri atau identitas penting di dalam pencarian dokumen sesuai dengan kebutuhan dan jenis kegiatan dari unit kerja yang bersangkutan. Oleh karena itu, pencarian atau permintaan atas dokumen/arsip yang diperlukan hendaklah bertitik tolak dari nama koresponden.
PENATAAN FILE DENGAN SISTEM ABJAD
File yang ditata dengan sistem abjad terdiri atas banyak bagian kecil yang mewakili satu bagian abjad. Setiap bagian abjad tidak selalu berbentuk sebuah huruf dalam abjad. Berikut ini akan dipaparkan cara penataan penyimpanan arsip.
1. Guide
Guide berfungsi untuk membantu petugas dalam maka penyimpanan dan penemuan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatanguide yang tepat akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan abjad dibedakan menjadi dua tipe berdasarkan isinya, yaitu yang berisi huruf dan
yang berisi kata/nama/masalah.
a. Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bagian kelompok berkas secara garis besar.Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan itu sangat kecil, maka hanya guide utama yang diperlukan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bagian alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya menggunakan warna tertentu. Seperangkat guide digunakan untuk membagi alpabet dalam bagian-bagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana adalah 23 atau 25 bagian. Guide mempunyai sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A sampai W, sebuah tab dengan label MC, dan tab akhir dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan dapat dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu, hal ini akan berguna untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada tempat penyimpanan yang tepat dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, Anda akan mengetahui bahwa ada beberapa bagian dari alpabet yang mempunyai lebih banyak sub bagian daripada bagian alpabet yang lain, seperti alpabet B, H, S, dan W. Subbagian dalam kelompok surat ini diperlukan karena ada banyak nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan subbagian. Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah kita ketika kita akan menyelipkan berkas untuk menunjukkan bagian yang sesuai dengan alpabet. Selain itu, guide juga berfungsi untuk menjaga agar berkas tetap berdiri, rapi, dan mudah ditata
serta mudah ditemukan kembali. Oleh karena itu, guide perlu dibuat dari bahan yang tebal dan kaku sehingga penataan dan penemuan kembali berkas akan menjadi efisien.
b. Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu diperlukan agar penemuan arsip dapat dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu ini disebut juga guide sekunder karena letaknya mengikuti atau berada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibuat karena berkas individu dalam file penyimpanan
bervolume besar. Guide ini berfungsi untuk:
1) menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak;
2) memperlihatkan bagian masalah tertentu, seperti perlengkapan bidang yang dapat disusun dan ditemukan berdasarkan abjad;
3) menunjukkan bagian yang mempunyai indeks nama depan yang sama.
Guide ini menunjukkan hal yang umum yang diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan subbagian dari berkas itu. Di bagian General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c. Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide & out sheet)
1. Guide Keluar (out guide) adalah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di tempat penyimpanannya. Agar mudah terlihat dan terbaca, guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di tempat penyimpanan sampai kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke tempat penyimpanan tersebut.
2. Lembar Keluar (out sheet ) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari tempat penyimpanan. Namun, perbedaannya adalah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam.
2. Folder
Di belakang semua guide terdapat folder yang digunakan untuk menyimpan kelompok berkas secara bersama. Folder harus tepat ukuran, baik tingginya maupun lebarnya, agar penyimpanan dapat dilakukan secara efisien. Dengan menggunakan folder ini kita dapat memperkecil volume
berkas, biaya penyimpanan, dan tempat penyimpanan. Ada tiga jenis folder yang digunakan dalam pengelolaan dokumen dengan sistem abjad. Keti ga jenis folder tersebut adalah:
a. Folder campuran (misscellaneus folder)
Folder campuran digunakan untuk menyimpan arsip yang volumenya masih sedikit. Jika volume arsip yang ada dalam folder campuran meningkat, arsip tersebut dibuatkan folder baru yang berdiri sendiri.
b. Folder individu (individual folder)
Folder individual ditempatkan di antara guide primer dan surat yang namanya ada pada tab dalam susunan alfabetis. Karena jumlahnya sedikit, berkas individu tidak diperlukan. Folder ini biasanya memiliki volume yang banyak dan frekuensi penggunaan yang relatif sering. Surat/dokumen yang jumlahnya lebih dari lima lembar akan dimasukkan ke dalam folder
individu, sedangkan yang jumlahnya kurang dari lima akan disimpan ke dalam folder campuran.
c. Folder khusus (special folder)
Folder khusus merupakan guide untuk membantu dalam menunjukkan suatu sub bagian yang terdiri atas surat-surat khusus dari bagian alpabet. Dalam folder ini surat-surat khusus tentang jenis pekerjaan disusun pertama kali berdasarkan urutan nama. Jika surat lebih dari satu, berkas
itu disusun berdasarkan urutan tanggal.
Mengelola Rapat Bisnis
A. Pengertian Rapat
Menurut Samsir Rambe, Rapat adalah kumpulan beberapa orang / organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, pemecahan suatu persoalan dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang disepakati / disetujui bersama.
B. Tujuan Rapat
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, penyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi pada masalah – masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu cara atau kegiatan.
6. Menampung semua permaslahan dari arus bawah ( Para peserta Rapat )
C. syarat – syarat rapat yang baik
a. Persiapan rapat
b. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat
c. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
d. Penentuan tempat
e. Akomodasi
f. Konsumsi
g. Media / Peralatan
D. Pelaksanaan Rapat
- Suasana Rapat berlangsung terbuka.
- Para peserta rapat berpatisipasi aktik.
- Adanya Kendali dari ketua rapat.
- Hindaran debat kusir.
- Bahasa yang komunikatif.
- Hindarkan monopoli ketika berbicara.
- Terhadap keputusan dan kesimpulan rapat.
- Adanya notulen.
- Acara rapat
- Media rapat
- waktu
E. Teknik Penyelenggaraan Rapat
Persiapan Rapat
a. Persiapan administrasi
b. Persiapan ruangan
· Cahaya penerangan
· Ventilasi Udara
· Pengaturan tempat duduk
· Penempatan peralatan
c. Persiapan akomodasi konsumsi
Untuk akomodasi dapat di tempatkan di hotel, asrama, mess, lengkap dengan pelayanan makan dan cuci dan perlu di sediakan konsumsi rapat berupa makanan ringan dan air.
d. Kesehatan dan keamanan
Pelayanan kesehatan perlu disediakan untuk menjaga kemungkinan ada peserta rapat yang jatuh sakit.
e. Penyusunan Proposal
Rencana kegiatan, program kerja, atau usulan kegiatan yang dituangkan dalam bentuk tulisan disebut proposal kegiatan yang memerlukan.
Presentasi Bisnis
Menyiapkan Presentasi Usaha.
Seiring dgn kecanggihan komputer dlm menulis, kemampuan presentasi yg profesional menjadi suatu kemampuan baru yg dituntut dlm bekerja.
Orang menyenangi presenter yg terbuka, menarik dan informatif. Apakah anda merasa ragu mengenai kemampuan berbicara anda di depan umum ?Mengembangkan dan menyalurkan kemampuan mempresentasikan bisnis, seperti kebanyakan jabatan dlm bisnis, adalah perumusan dan kemampuan belajar. Mempelajari formula, mempraktekan kemampuan dan anda akan berkompetisi sebagai presenter.
Inilah dasar-dasar dlm berpresentasi yg akan membantu meningkatkan kemampuan anda :
Merencanakan Presentasi Anda .
Dalam membuat presentai , berpikirlah layaknya seorang reporter dan coba menjawab pertanyaan "Siapa, Apa, Kenapa, Bagaimana dan Dimana."
- Siapa yang akan hadir dan berapa banyak ? Apakah isi dari presentasi anda dan pilih alat peraga apa agar memenuhi kebutuhan dari grup anda. Alat peraga harus terlihat nyata bagi semua orang.
- Apa tujuan dari presentasi anda ? Apakah untuk menjelaskan suatu rencana kerja atau ada suatu projek yang perlu dibahas ? apa untuk menjelaskan kepada orang apa yg harus dilakukan-dan bagaimana, atau untuk melaporkan apa yg telah dilakukan dan dikerjakan; atau ingin mengeluarkan suatu ide; atau akan menjelaskan dan memecahkan masalah; apa untuk mendapatkan konsensus utk sebuah keputusan; atau untuk melakukan latihan; atau untuk memberikan motifasi.
- Kenapa mereka ada disana? Apakah kemauan hadirin? Apakah setiap saat setiap orang menghadiri pertemuan tersebut. Apakah mereka akan bertanya "Apa pentingnya pertemuan ini bagi saya?". Pastikan anda bisa menjawab pertanyaan tsb.
- Infomasi apakah yang dibutuhakan utk menunjang tujuan anda?. Bagaimana anda menyajikannya? Pastikan point-point anda padat, jelas dan dapat dimengerti oleh peserta dan hadirin. Pergunakan visualisasi utk menjelaskan dan memperkuat pesan anda.
- Dimana tempat pelaksanaanya?. Ruangan presentasi yg digunakan akan berdampak pada bagaimana anda menyajikan presentasi. Akankah anda memerlukan sebuah proyektor atau dapatkah anda menggunakan flip marts? Akankah anda membutuhkan mikrofon atau podium?
Dari Toats Master Internasional termasuk komunikasi atau program kepemimpinan menghadirkan tipe-tipe fomat Presentasi.mereka terdiri dari opening/ pembukaan yg mana akan menarik perhatian hadirin dan mengantarnya ke topik presentasi.
Kemudian body/isi, yang mana mempunyai poin terpenting. Tiap poinnya bermula dari suatu pernyataan fakta yg diikuti dgn materi pembantu. Presentasi diakhiri dengan closing/penutupan yg terdiri dari kesimpulan, dan panggilan utk beraksi/amanat.
Dalam menyajikan presentasi, penjadwalan/pembagian waktu yg ideal adalah:
- Pembukaan - 10 -20 %
- Isi - 65 -75 %
- Penutupan - 10 -20 %
Tips untuk kesuksesan presentasi:
- Rencanakan waktu anda.
- Buat agar poin anda jelas.
- Bicara dengan jelas.
- Pergunakan alat peraga atau gambaran yg dpt diterima semua orang.
- Berakhir dengan tepat waktu.
Ketakutan/demam panggung adalah wajar, ini menunjukan betapa pentingnya presentasi tsb bagi anda,dan lakukanlah semaksimal mungkin.
Mengetahui seberapa jauh anda menguasai waktu akan membuat anda percaya diri. Berlatihlah sampai anda merasa yakin/nyaman dgn kemampuan anda.
Inilah beberapa tips tambahan dalam bagaimana mengontrol rasa takut/nervous:
Menyadari bahwa semua orang menginnginkan anda agar berhasil. Maka bersikaplah tenang, ambil napas dalam-dalam. Ketika kita nervous, kita akan bernapas dengan sesak. Jika anda berkonsentrasi dgn napas yg dalam, anda akan mendapat cukup udara dan mengatasi panik.
Aturlah sebaik mungkin postur tubuh anda. Kita akan mempunyai lebih banyak kekuatan dan energi ketika tubuh tegak dan berat yg seimbang diatas kaki kita. Konsentrasi pada pesan, bukan pd bagaimana anda dapat melewati.
Pergunakan kontak mata. Ini akan membantu peserta anda mengetahui bahwa anda sedang berbicara dengan anda, bukan pada mereka.
Cari muka/wajah yg suportif dan tatap mata mereka utk membuat poin. Merasa nervous akibat dari sesuatu yg positif. Janganlah minta maaf. Lupakan kesempurnaan. Belajarlah menertawakan diri anda sendiri.
Masalah-masalah yg terjadi/muncul selama presentasi anggap saja sesuatu yang lucu misalkan peralatan anda tidak berfungsi, kekeliruan anda, anda mendapati segumpalan odol/pasta gigi dibaju anda dst..
Buatlah humor ( bukan lelucon ), sesuatu yg lucu yg terjadi dlm perjalanan menuju ruang pertemuan. Pergunakan cerita pendek yg lucu utk membawakan data statistik, fakta-fakta dan tunjukkan bahwa data tersebut perlu utk dibawa pulang oleh mereka.
Beralihlah dari baik ke paling baik.
Sebelum menyampaikan presentasi pada waktu berikutnya, tanyakan pd rekan yg terpercaya agar dapat memberikan anda masukan. Jika dalam rangka memberikan masukan diperlu seorang ahli, sewalah pelatih pribadi.
Selagi anda merasa punya waktu, bergabunglah dengan Toastmasters Internasional utk menambah kemampuan baru anda secara berkesinambungan. Pergunakan kemampuan presentasi anda sehingga berdampak positif kepada penampilan anda.
Segeralah tinggalkan gaya atau model kebiasaan diperusahaan anda dan beranikan diri utk tampil beda. Buat peserta/penonton anda mengatakan " Wow, bukan saja saya mempelajari sesuatu, tetapi dia merupakan presenter yang baik. "
perjalanan dinas pimpinan
Mengatur Perjalanan Dinas atau Bisnis Pimpinan dan Kolega
Untuk meningkatkan hubungan serta mengembangkan naskah atau perluasan produktivitas. Maka seorang pimpinan sering melakukan perjalanan dinas diluar kota bahkan pula keluar negeri.
Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Persiapan perjalanan dinas yang matang diharapkan akan lebih banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau perusahaan.
Tugas sekretaris dalam menangani perjalanan bisnis antara lain :
- Mengetahui maksud tujuan perjalanan dinas.
- Mengatur jadwal perjalanan dan pertemuan.
- Mengatur tanggal keberangkatan.
- Mengurus akomodasi (transpotasi dan penginapan).
- Mempersiapkan dokumen (surat – surat) yang diperlukan.
- Mempersiapkan keperluan keuangan.
SISTEM KEARSIPAN
SISTEM KEARSIPAN
Pembahasan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan.
A. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan menurut abjad. Umumnya dipakai untuk arsip yang dasar penyusunannya dilakukan terhadap nama orang, nama perusahaan / organisasi, nama tempat, nama benda dan subjek masalah.
Nama-nama diambil dari nama si pengirim (surat masuk) dan nama alamat yang dituju (surat keluar).
Cara menemukan dan menentukan ciri / tanda dari suatu dokumen yang akan dijadikan petunjuk atau tanda pengenal (caption) untuk memudahkan mengetahui tempat dokumen disimpan.
Adapun kata tangkap dapat berupa :
- Nama orang
- Nama perusahaan / organisasi
- Nama tempat / daerah
- Nama benda / barang
- Istilah subyek atau angka (tergantung sistem pengarsipan yang dipakai)
Menentukan ciri / tanda dengan cara menentukan urutan unit-unit atau bagian dari kata tangkap yang akan disusun menurut abjad.
Indeks adalah sarana untuk menemukan kembali dengan cara mengidentifikasi surat tersebut melalui penunjukan suatu tanda pengenal yang dapat membedakan surat satu dengan surat yang lainnya, atau bagian dari suatu nama yang dijadikan tanda pengenal surat.
Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang memiliki pengertian sendiri, atau bagian terkecil dari suatu nama. Sedangkan nama, merupakan judul / caption. Jadi setiap judul memiliki bagian yang disebut unit.
Kode adalah suatu tanda atau simbol yang diberikan atau yang dibubuhkan pada lembaran arsip yang dapat dipakai untuk tanda penyimpanan arsip.
Koding adalah suatu kegiatan memberikan tanda atau simbol pada arsip. Adapun fungsi dari kode atau simbol adalah menunjukkan isi yang terkandung didalam arsip yang bersangkutan.
Petunjuk silang adalah alat petunjuk dari indeks yang tidak dipakai kepada indeks yang dipakai, atau petunjuk hubungan antara indeks yang dipakai dengan indeks lain yang dipakai.
Ada dua macam petunjuk silang.
a. Petunjuk silang langsung
Adalah petunjuk silang yang menunjukkan tentang seseorang yang memiliki lebih dari satu nama atau satu dokumen yang berisi lebih dari satu masalah.
b. Petunjuk silang tak langsung
Adalah petunjuk silang yang dipakai untuk menunjukkan hubungan antara satu masalah dengan masalah lainnya yang saling menjelaskan atau saling membantu.
Prosedur yang harus dilaksanakan untuk mengarsipkan surat adalah :
- Membaca surat atau dokumen dengan teliti dan seksama
- Periksa apakah surat sudah disertai dengan tanda siap untuk disimpan.
- Menetapkan caption atau judul surat
- Mengindeks tanda pengenal sesuai peraturan
- Membuat petunjuk silang
- Memberi kode surat
- Menyortir, yaitu memilah-milah atau mengelompokkan arsip menjadi satu kelompok menurut kode yang ada pada arsip.
- Menyusun menurut susunan abjad.
- Menyimpan arsip, yaitu mendapatkan arsip pada suatu tempat atau alat penyimpanan.
Perlengkapan yang diperlukan untuk mengarsip sistem abjad adalah
- Filling cabinet; adalah lemari arsip untuk menempatkan folder dan guide. Yaitu untuk menyimpan dokumen, surat-surat kantor. Umumnya mempunyai beberapa laci.
- Folder; adalah tempat untuk menyimpan dokumen atau menempatkan arsip, berbentuk segi empat, berlipat dua seperti map tetapi tanpa daun penutup.
- Guide (petunjuk); merupakan petunjuk dan pemisah antar folder-folder. Bentuk dari guide adalah segi empat dan berukuran sama dengan folder. Terbuat dari karton tebal.
B. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada perihal surat atau pokok isi surat.
Yang perlu dipersiapkan untuk sistem perihal adalah.
1. Daftar Indeks; adalah daftar yang memuat seluruh kegiatan / masalah / hal-hal yang dilakukan diseluruh kantor dimana sistem ini diterapkan.
Masalah-masalah tersebut kemudian diuraikan lagi. Masalah-masalah pokok tersebut dalam pembagian utama, sedangkan uraian masalahnya disebut dalam pembagian pembantu, apabila uraian masalah masih dibagi lagi menjadi masalah yang lebih kecil, disebut sub pembagian pembantu.
2. Perlengkapan menyimpan surat
- Filling Cabinet
- Guide
- Folder
- Kartu kendali
3. Pemberian kode surat
4. Penyimpanan surat, dengan cara
- Membaca surat untuk mengetahui isi surat
- Memberi kode surat
- Mencatat surat dalam kartu kendali
5. Menyimpan kartu kendali.
C. Sistem Nomor
Di dalam sistem nomor ada 4 macam
1. Sistem nomor menurut Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan untuk surat yang bersangkutan.
Yang diperlukan dalam sistem ini adalah
a. Perlengkapan yang diperlukan adalah
- Filling cabinet
- Guide
- Folder
b. Daftar klasifikasi nomor
c. Kartu kendali
Dalam klasifikasi, nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.
Dalam daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu
- Pembagian utama, memuat kegiatan / masalah pokok dari kantor
- Pembagian pembantu, memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama
- Pembagian kecil memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.
Guna daftar klasifikasi adalah
- Sebagai pedoman pemberian kode surat
- Sebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat penyimpanan surat
Uraian guide, folder, dan surat dalam filling cabinet
- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guide
- Dibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder
- Surat yang terbaru dalam setiap folder ditempatkan paling depan
Cara penyimpanan surat
- Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannya
- Memberi kode surat
- Mencatat surat kedalam kartu kendali
- Mencatat surat pada kartu indeks
- Menyimpan surat
- Penyusunan surat dalam folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling depan
- Menyimpan kartu kendali
2. Sistem nomor menurut Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.
Dalam sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah
- Perlengkapan untuk tempat penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)
- Kartu kendali; yang digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
- Cara mengindeks nomor kode sebagai berikut
a. Dua angka dari belakang sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guide
b. Satu angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folder
c. Sisa seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang kesekian dalam folder
- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode 55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide 17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.
3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam map.
Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi) yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.
Susunan penyimpanannya adalah menurut abjad yang diikuti urutan nomor.
D. Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
Surat disimpan dan diketemukan kembali menurut kelompok atau tempat penyimpanan berdasarkan geografi / wilayah / kota dari surat berasal dan tujuan surat dikirim.
Dalam hubungan ini surat masuk dan surat keluar disimpan dan ditempatkan dalam folder yang sama, tidak dipisah-pisahkan. Dalam penyimpanannya menurut sistem ini harus dibantu dengan sistem abjad atau sistem tanggal.
Yang perlu dipersiapkan dalam menerapkan sistem ini
- Perlengkapan yang diperlukan dalam menerapkan sistem ini adalah; filling cabinet, guide, folder, dan kartu kendali.
- Penyimpanan surat melalui prosedur
a. Melihat tanda pembebas dalam surat, yaitu tanda yang menyatakan bahwa surat tersebut telah selesai diproses dan boleh disimpan.
b. Membaca surat
c. Memberi kode surat
d. Mencatat surat pada kartu kendali
e. Menggolongkan surat menurut wilayahnya masing-masing
f. Menyimpan surat
g. Menyimpan kartu kendali
- Penemuan kembali; cara menemukan kembali adalah sama seperti sistem-sistem lainnya.
E. Sistem Tanggal (Chronologis)
Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar)
Yang diperlukan untuk sistem ini adalah
- Perlengkapan yang diperlukan; filling cabinet, didepan laci dicantumkan judul “tahun”, guide sebanyak 12 buah, masing-masing untuk satu bulan, folder, dan kartu kendali.
- Pembagian sistem tanggal
a. Pembagian utama menggambarkan tahun (judul laci)
b. Pembagian pembantu menggambarkan bulan (judul guide)
c. Pembagian kecil menggambarkan tanggal (judul folder)
- Susunan guide dan folder dalam filling cabinet
a. Laci menggambarkan tahun
b. Guide menggambarkan bulan
c. Folder menggambarkan tanggal
- Penyimpanan surat, langkah-langkah dalam penyimpanan surat
a. Menetapkan kode surat sebelum disimpan
b. Mencatat surat pada kartu kendali
c. Menyimpan surat.
III. Penutup
A. Kesimpulan
Jadi dalam sistem pengarsipan ada 5 macam cara pengaturan atau teknik penyimpanan arsip secara logis dan sistematis. Yaitu dengan memakai
a. Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
b. Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
c. Sistem Nomor
d. Sistem Geografis / Wilayah
e. Sistem Tanggal (Chronologis)
Masing-masing sistem dapat digunakan sesuai dengan jenis arsip, atau surat pada suatu organisasi atau perusahaan.
